פורטל הנציגים וניהול צוות

פורטל הנציגים הוא סביבת העבודה היומית של צוות המכירות: כל נציגה נכנסת בכתובת משלה, רואה בדיוק את מה שהיא צריכה לראות — ולא גרם מעבר לזה — ועובדת עם שעון נוכחות, יומן מעקבים, חיוג בלחיצה והצעות מחיר. המנהל שולט בהכל מלמעלה: הרשאות, שעות, הנחות ותצוגת צוות מלאה.

1. יצירת נציגים ותפקידים

מקימים את הצוות במקום אחד: הגדרות → צוות וניתוב → משתמשי נציגים. לכל נציג מגדירים שם, מייל וסיסמה — ומרגע זה הוא נכנס לפורטל בכתובת /rep עם הפרטים שלו, בלי לגעת במערכת הראשית.

שלושה תפקידים זמינים:

2. ארבע רמות הרשאת צפייה — הליבה של השליטה

זו ההגדרה החשובה ביותר בפרק הזה. לכל נציגה בוחרים רמת צפייה שקובעת איזה חלק של המערכת פתוח בפניה. ההרשאה נאכפת לא רק במסך — גם בשרת: ניסיון לגשת לנתון חסום מחזיר סירוב, גם אם מישהו ינסה "לעקוף" את הממשק.

מתי משתמשים בכל רמה?

• רואה הכל — ברירת המחדל. מתאימה לצוות קטן שבו כל נציגה מלווה את הליד מהשיחה הראשונה ועד התשלום.
• מכירות בלבד — לחשבונות שעובדים עם חלוקת צוותים: טלמיטינג ← מכירות. נציגת מכירות רואה לידים שהגיעו לשלבי המכירה בצנרת, יחד עם הלידים המשויכים אליה אישית. שלבי הטלמיטינג מוסתרים גם מרשימת הסטטוסים שלה.
• לידים בלבד — הנציגה עובדת על לידים (רשימה, סטטוסים, הערות, מעקבים) אבל לא רואה עסקאות, הצעות מחיר או נתוני תשלום. מתאים לצוות טלמיטינג או קלט-לידים שלא אמור להיחשף למספרים. החסימה מוחלת גם בצד השרת.
• עסקאות ולקוחות בלבד — תמונת הראי: הנציגה רואה רק את אזור הלקוחות — הלקוחות שנסגרו, העסקאות, התשלומים וההצעות — בלי גישה לצנרת הלידים. מתאים לנציגת גבייה, שירות או תפעול לאחר-מכירה.

3. מה נציגה רואה בפורטל שלה

נציגה נכנסת ב-/rep ורואה עולם פרטי משלה:

• רק הלידים המשויכים אליה. לא רשימות של נציגות אחרות, לא לידים לא-רלוונטיים — הרשימה, החיפוש ואפילו פעולות העדכון פועלים רק על מה ששייך לה.
• דשבורד אישי עם המספרים שלה: לידים פתוחים, מעקבים להיום, ביצועים.
• טאב לקוחות — הלקוחות שהיא סגרה, עם תיק לקוח מלא: פרטי עסקה, רישום תשלומים (כמה שולם, כמה נותר) ומועד ההתקנה או האספקה.

4. כלי העבודה של הנציגה

⏱ שעון נוכחות

הנציגה מחתימה כניסה ויציאה ישירות מהפורטל. המערכת צוברת את השעות היומיות והשבועיות, ומפיקה למנהל דוח שעות חודשי עם פירוט לפי ימים. שכחה להחתים יציאה? משמרת שנשארה פתוחה בלי פעילות נסגרת אוטומטית לפי הפעילות האחרונה שנרשמה — הדוח נשאר אמין. אפשר גם להזין בלוק זמן ידני ("הייתי בפגישה 13:00–15:00") שנספר בשעות עם הערה.

📅 יומן מעקבים אישי

כל נציגה מנהלת יומן מעקבים משלה — "לחזור לאבי מחר ב-10:00", "לשלוח הצעה עד חמישי". המעקבים מסודרים לפי היום הנוכחי קודם, עם התראה על מעקבים שחלף מועדם, כך שאף שיחת המשך לא נופלת בין הכיסאות.

📞 חיוג בלחיצה

בחיבור מרכזיה, כפתור "חייג" על כל ליד מרים שיחה דרך המרכזיה: קודם מצלצל אצל הנציגה, וכשהיא עונה — מחייג אל הליד. בלי להעתיק מספרים, בלי לצאת מהמסך.

💬 וואטסאפ מהמספר האישי

נציגה יכולה לחבר את הוואטסאפ שלה ולשלוח ללידים הודעות מהמספר האישי שלה — כך שהשיחה נשארת אצלה והליד מזהה מספר מוכר, בזמן שכל ההתכתבות מתועדת במערכת.

📄 הצעות מחיר עם תקרת הנחה

נציגות מפיקות הצעות מחיר ישירות מהפורטל. המנהל קובע תקרת הנחה באחוזים: הנחה במסגרת התקרה נשלחת מיד; הנחה מעבר לתקרה פותחת בקשת אישור למנהל — שמאשר או דוחה בקליק אחד. האכיפה מתבצעת בצד השרת, כך שאי-אפשר לעקוף אותה מהדפדפן.

5. ארגז הכלים של המנהל

• תצוגת כל-הנציגות ביומן המעקבים — מסך אחד שמראה את המעקבים של כל הצוות, כולל נציגות עם יומן ריק (סימן אזהרה בפני עצמו), עם פילוח לפי יום ולפי נציגה.
• דוח שעות ו-KPI — מי מחוברת עכשיו (מונה חי), שעות היום והשבוע לכל נציגה, ודוח חודשי מפורט לפי ימים.
• בקשות הנחה לאישור בקליק — כל חריגה מתקרת ההנחה מגיעה למנהל כבקשה ממתינה; אישור או דחייה בלחיצה אחת.
• "כניסה כנציג" — המנהל נכנס לפורטל של נציגה במצב צפייה בלבד ורואה בדיוק את מה שהיא רואה. שימושי לתמיכה והדרכה, וכל כניסה כזו מתועדת.
• הסתרת שדות וטאבים פר-נציגה — המנהל יכול להסתיר חלקים מכרטיס הליד לנציגה מסוימת (למשל טאב העסקאות), מעבר לרמת הצפייה הכללית.
• מכסת מושבים לפי התוכנית — הוספת נציג מעבר למכסה נחסמת עם הודעה מסודרת; מנהלים אינם נספרים כמושב.

שאלות נפוצות

המשך קריאה במרכז הידע

← חזרה למרכז הידע