הצעות מחיר, חתימה דיגיטלית והזמנות עבודה

1.תבניות הצעות מחיר

תבנית היא נקודת ההתחלה של כל מסמך: היא קובעת אילו פריטים מופיעים כברירת מחדל, מה תנאי התשלום, איך מחושב המע״מ ואיזה לוגו מוצג ללקוח. בונים תבניות במסך הגדרות ← מסמכים והצעות.

מה מגדירים בתבנית

• פריטים — שורות ברירת מחדל (תיאור, כמות, מחיר יחידה) שאפשר לערוך בכל הצעה שנוצרת מהתבנית.
• מע״מ — שיעור המע״מ שמחושב אוטומטית על הסיכום; מוצג כשורה נפרדת במסמך.
• תנאים — תנאי תשלום ותנאים משפטיים שמודפסים בתחתית המסמך.
• לוגו — נבחר בשלוש רמות, מהספציפי לכללי:

בנייה עם AI במשפט אחד

לא חייבים למלא הכל ידנית: כותבים משפט אחד — למשל "הצעת מחיר לפרגולת אלומיניום 20 מ״ר כולל התקנה ואחריות 5 שנים" — וה-AI מנסח תבנית מלאה: כותרת, שורות פריטים, תיאורים ותנאים. אפשר גם לבקש מה-AI לשכתב תבנית קיימת. אחרי הטיוטה עורכים חופשי ושומרים.

2.קטלוג מוצרים וסעיפי משנה

לעסקים שמוכרים מוצרים מורכבים — פרגולה, מטבח, מערכת סולארית — יש קטלוג מוצרים: כל מוצר מוגדר פעם אחת עם סעיפי המשנה שלו (התקנה, הובלה, חיזוקים, תוספות), ולכל סעיף מחיר משלו.

• סעיף משנה יכול להיות מסומן אופציונלי — הוא מופיע להרכבה אבל לא נכנס אוטומטית לכל הצעה. לסעיף אופציונלי אפשר להגדיר אם הוא מסומן כברירת מחדל או לא.
• הנציגה מרכיבה הצעה מהקטלוג: בוחרת מוצר, מסמנת אילו סעיפים רלוונטיים ללקוח הזה, ומקבלת הצעה מוכנה עם כל השורות והמחירים.
• עריכת מוצר בקטלוג לא שוברת הצעות קיימות — סעיפים שכבר נבחרו בהצעה נשמרים כפי שהם.

כך שומרים על תמחור אחיד בין נציגות: המחירים מגיעים מהקטלוג, לא מהזיכרון של כל אחת.

3.יצירת הצעה ושליחה ללקוח

הצעה נוצרת משני מקומות: מסך המנהל (מתוך תיק הליד) או פורטל הנציגה — לנציגה יש גישה מלאה ליצירת הצעות על הלידים שלה, כולל בנייה מתבנית או מהקטלוג.

1. פותחים הצעה חדשה מתוך תיק הליד — מתבנית, מהקטלוג, או מדף ריק.
2. עורכים שורות: מוסיפים ומוחקים פריטים, משנים כמויות ומחירים. הסיכום, המע״מ והסה״כ מתעדכנים אוטומטית.
3. שומרים כטיוטה — טיוטה גלויה רק לצוות, אפשר לחזור אליה מתי שרוצים.
4. שולחים — הלקוח מקבל קישור אישי למסמך. ברגע השליחה נחתם חלון תוקף של 30 יום; אחריו עמוד ההצעה מציג "פג תוקף" ולא ניתן לחתום.

4.הנחות: ₪ או %, תקרה ואישור מנהל

מנגנון ההנחות מופעל לפי בחירה ברמת הארגון — עסק שלא עובד עם הנחות פשוט לא רואה אותו. כשהוא פעיל, נותנים הנחה בשתי צורות:

• אחוז — למשל 10% מהסיכום.
• סכום קבוע בש״ח — למשל ₪1,500 הנחה.

בשני המקרים ההנחה מופיעה כשורה מפורשת במסמך שהלקוח רואה — לא "מחיר שירד בשקט". סדר החישוב במסמך: סה״כ ביניים ← הנחה ← סה״כ אחרי הנחה ← מע״מ ← לתשלום.

תקרת הנחה — נאכפת בשרת, לא במסך

המנהל מגדיר לנציגות תקרת הנחה (למשל עד 10%). התקרה נאכפת בצד השרת: גם מי שמנסה לעקוף את המסך לא יכול לשמור מחיר מוזל מעבר להרשאה שלו. המערכת גם מזהה ניסיון "לעקוף" את התקרה על ידי הורדת מחירי שורות ידנית — המחיר הסופי מחושב מחדש בשרת בכל שמירה.

1. הנציגה מבקשת הנחה מעל התקרה (למשל 15% כשהתקרה 10%).
2. נוצרת בקשת אישור למנהל — עם ההצעה, האחוז המבוקש והסיבה שהנציגה כתבה.
3. עד לאישור, ההנחה במצב "ממתין" — המחיר בהצעה לא משתנה.
4. המנהל מאשר בלחיצה אחת ← ההנחה נכנסת לתוקף והמחיר מחושב מחדש. דחייה מחזירה את ההצעה למחיר המקורי.

5.חתימה דיגיטלית מהנייד

הלקוח לא צריך להתקין כלום ולא צריך מדפסת. הוא מקבל קישור אישי (בוואטסאפ או במייל), פותח אותו בנייד ורואה מסמך ממותג — הלוגו שלכם, השורות, ההנחה אם ניתנה, המע״מ והסה״כ לתשלום.

• חותם בציור — מצייר את החתימה באצבע ישירות על המסך.
• תאריך ושעה נרשמים אוטומטית יחד עם החתימה — אסמכתא מלאה.
• ההצעה ננעלת — אחרי חתימה אי אפשר לערוך או למחוק אותה; זו אסמכתא משפטית. צריך שינוי? משכפלים להצעה חדשה.
• תוקף 30 יום — עבר התאריך? עמוד החתימה מציג "פג תוקף" ותיבת החתימה נעלמת. שליחה מחדש פותחת חלון תוקף חדש.
• המערכת גם רושמת מתי הלקוח צפה במסמך — כך יודעים אם ההצעה בכלל נפתחה.

6.הזמנות עבודה

אחרי שהלקוח חתם, מגיע הביצוע — ובשביל זה יש הזמנת עבודה: מסמך המשך שנוצר מתוך הצעה חתומה, עם שדות נוספים שהנציגה ממלאת (פרטי התקנה, מידות סופיות, תיאומים, הערות לצוות השטח).

• שמות סוגי המסמכים ניתנים לעריכה בהגדרות — "הזמנת עבודה", "טופס התקנה", "אישור הזמנה" — מה שמתאים לעסק שלכם. אפשר גם לכבות סוגי מסמכים שלא רלוונטיים.
• מכל תיק ליד אפשר לשכפל, לערוך ולמחוק הזמנות עבודה — בשונה מהצעה חתומה, שנעולה.
• הנציגה בוחרת איזה מסמך לשלוח ולהציג בכל שלב — הצעה או הזמנת עבודה.

7.מה קורה אחרי חתימה — סגירת המעגל

חתימת לקוח היא לא רק רגע נחמד — היא אירוע אוטומטי שמניע שלושה דברים בבת אחת:

1. הליד הופך ללקוח — הסטטוס מתעדכן והתיק עובר לניהול לקוח פעיל.
2. שווי העסקה נרשם — הסכום מההצעה החתומה נשמר בתיק, ומזין את דוחות ההכנסות.
3. דיווח המרה אוטומטי לפייסבוק — המערכת שולחת לקמפיין שממנו הגיע הליד אירוע המרה, כך שהאלגוריתם לומד מי באמת קונה ומביא עוד לקוחות דומים. זו סגירת המעגל של 360°.

רוצים להבין איך דיווח ההמרות משפיע על הקמפיינים ואיך קוראים את הנתונים? המשיכו למדריך דוחות וניתוח נתונים.

8.שאלות נפוצות

9.ממשיכים ללמוד

← חזרה לאינדקס כל המדריכים